ALAT-ALAT KEARSIPAN KANTOR
1.
Filing cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip
yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak
adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip
ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang.
Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif.
2.
Almari Rotary
Almari Rotary adalah semacam filling
cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat
digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip
tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti
logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
3.
Almari Arsip
Almari Arsip adalah lemari tempat
penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari
kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel,
pintu dorong, atau menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan
cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan
kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih
dahulu arsip dimasukan ke map.
4.
Rak Arsip
Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu
tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag
akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak
arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung
dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari
arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu.
5.
Hanging Folder
Hanging Folder yaitu folder yang
mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada
di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode
atau indeks arsip yang ada didalamnya.
6.
Stop Map
Stop Map yaitu map yang terdapat daun
penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang
surat yang ada didalam agar tidak jatuh.
7.
Folder
Folder yaitu map tanpa dilengkapi
dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena
tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang
selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertical. Map ini mempunyai tab
(bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang
arsip yang ada didalam folder tersebut.
8.
Snelhecter
Snelhecter yaitu map yang mempunyai
penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat
yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang
bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan
didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
9.
Guide Arsip
Guide Arsip merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang
digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :
- Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
- Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan
ordner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan
bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran
folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang
disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai
berikut.
- Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
- Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
- Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.
10. Odner
Ordner adalah map
besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi
dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat
tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau
rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
11. Stapler
Menurut kemampuan dan
bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi :
- stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
- stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
- stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
12. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi
kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:
- Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.
- Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.
- Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner.
13. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan
nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan
sebagai berikut.
- Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
- Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.
14. Box
Arsip
Box Arsip adalah kotak yang digunakan
untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton
tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder.
Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke
samping.
15. Label
Arsip
Label Arsip adalah alat yang
digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian
tab dari sebuah folder/guide.
16. Tickler file
Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak
kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau
lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu
lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan
guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas
arsip.
17. Lemari
Cardex
Lemari Cardex adalah alat yang
digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat
ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat
menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
18. Laci
Kartu
Laci kartu adalah laci-laci yang
disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang
disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat
disesuaikan dengan kebutuhan.
19. Alat
Penyimpanan Khusus
Alat penyimpan khusus adalah alat yang
digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash
disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam
bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi.
Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat
ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
ALAT-ALAT KEARSIPAN KANTOR
Reviewed by bisnisrumahq.blogspot.com
on
Tuesday, January 03, 2017
Rating:
siap min
ReplyDeletelampu service hp